U wilt een nieuw product op de markt brengen en hebt een professionele vertaling van uw hoogwaardige brochures of marketingmaterialen nodig? Veel bedrijven maken dergelijke documenten met Adobe InDesign, een gangbaar lay-out-programma dat vaak wordt gebruikt voor veeleisend drukwerk. Als u deze documenten voor internationale markten wilt aanpassen, vraagt u zich wellicht af „Hoe kan ik de lay-out behouden, wanneer de tekst in andere talen wordt vertaald?“. Daarvoor is het IDML-formaat (InDesign Markup Language) van belang.
InDesign en betekenis voor Desktop Publishing
InDesign is een bekend programma voor het lay-outen en zetten van drukwerk. Het wordt vaak gebruikt om visueel aantrekkelijke documenten te maken, die later op diverse markten moeten worden afgestemd en in meerdere talen moeten worden vertaald. Enkele voorbeelden zijn:
• Brochures, flyers en catalogi
• Tijdschriften, kranten en bedrijfsverslagen
• Digitale en interactieve documenten
• Verpakkingsdesign en reclamematerialen
Wanneer is het zinvol om eerst te vertalen?
Het is raadzaam om de vertaalfase al in de planningsfase van het project op te nemen. Wanneer een document bijvoorbeeld vanuit het Duits in het Frans wordt vertaald, moet u meer ruimte inplannen omdat Franse teksten meestal langer zijn. Daarom is het zinvol om de tekst eerst te laten vertalen en daarna pas de lay-out aan te passen.
Mogelijkheden voor de vertaling van InDesign-bestanden
Wanneer uw InDesign-bestanden al zijn gezet, zijn er twee vuistregels voor de vertaling:
1. Handmatig extraheren en vertalen van de teksten: Hierbij worden de teksten handmatig uit het InDesign-bestand gekopieerd, in een apart document (bijv. Word) vertaald en vervolgens weer in de lay-out ingevoegd. Dit is echter tijdrovend en het risico bestaat dat er formateringsproblemen kunnen optreden.
2. Vertaling via het IDML-formaat: Een meer efficiënte manier is om het InDesign-bestand in IDML-formaat op te slaan of te exporteren. Deze bestanden kunnen dan direct in de vertaalsoftware zoals Trados Studio worden geïmporteerd, daar vertaald en vervolgens weer in InDesign worden geïmporteerd.
Wat is het IDML-formaat?
De InDesign Markup Language (IDML) is een bestandsformaat dat alle tekstuele en structurele informatie van een InDesign-document bevat, maar niet de ingebedde grafische afbeeldingen. Het grote voordeel is dat dit bestand zonder problemen in de gangbare vertaalsoftware geïmporteerd en daar vertaald kan worden. Is het document vertaald, dan wordt het als IDML-bestand geëxporteerd, dat dan weer direct voor het definitieve lay-outen kan worden gebruikt.
Voordelen van het werken met IDML-bestanden
• Tijdbesparing: Door het direct exporteren als IDML-bestand is het handmatig kopiëren van de teksten overbodig, waardoor de bewerking aanzienlijk wordt versneld.
• Behoud van de lay-out: De oorspronkelijke lay-out blijft zoveel mogelijk behouden, zodat het nawerk tot een minimum is beperkt.
• Eenvoudig gebruik: Omdat IDML-bestanden meestal zeer klein zijn, kunnen ze eenvoudig per e-mail worden verzonden.
Optionele lay-out-controle door de professionele vertaler
Na het importeren van het vertaalde IDML-bestand kunt u ons optioneel een PDF-versie van het uiteindelijke document toesturen. Onze professionele vertalers controleren dan de lay-out van de betreffende vertaling. Met deze extra lay-out-controle wordt de kwaliteit van de vertaling ook in het definitieve document gewaarborgd. Daarbij worden onder andere de volgende zaken gecontroleerd:
• Overeenstemming tussen tekst en afbeeldingen/grafieken: Controle dat de tekst correct bij de betreffende visuele elementen past.
• Lettertype, -grootte en -kleur: Controle dat de letterinstellingen consistent zijn en zoals gewenst behouden zijn gebleven.
• Regelafbrekingen en splitsing in lettergrepen: Controle dat zinnen aan het eind goed zijn afgebroken en dat lettergrepen correct zijn gesplitst in de meertalige lay-out.
• Controle van extra spaties en hoofd-/kleine letters: Controle van eventuele typefouten, dubbele spaties en de juiste hoofd- en kleine letters.
Voorbereiding van uw InDesign-bestanden voor de vertaling (tips voor de lay-outer)
Om een soepel verloop van het vertaalproces te garanderen, moet men bij de voorbereiding van de bestanden letten op de volgende belangrijke punten:
1. Juiste segmentering: Let erop dat zinnen volledig blijven en niet door harde alineamarkeringen worden gescheiden. Alleen zo kan een consistente vertaling worden gewaarborgd. Dit geldt zowel voor afzonderlijke alinea’s als bij het wisselen van pagina’s.
2. Niveaus weergeven: Niveaus die (met een slot) vergrendeld zijn of waarvan de zichtbaarheid is uitgeschakeld, worden normaal gesproken ook niet vertaald. Houd hiermee dus rekening bij de beslissing welke tekst vertaald moet worden en welke niet.
3. Vermijden van handmatige afbrekingen: Gebruik automatische alinea- en tekenformaten om regels af te breken en lettergrepen te splitsen. Vooral bij opsommingen kunt u met tabs werken en zo uw alineaformaat kiezen, zodat dit overeenstemt met uw opsommingsformaat.
4. Op Unicode gebaseerde tekens: Gebruik „tekens“ of „gliefen“, om speciale tekens zoals het handelsmerkteken ™ of het teken voor doorsnede (Ø) correct weer te geven.
5. Gekoppelde tekstkaders gebruiken: Om teveel tekst in een kader te vermijden, moeten samenhangende teksten in gekoppelde tekstkaders worden geplaatst. Let erop dat voor elementen die een vloeiende tekst zouden kunnen verstoren, de functie „Tekstomloop“ is geactiveerd.
6. Koppeling van tekst en beeld: Veranker de grafische afbeeldingen in de tekst en houdt ingevoegde beelden taalneutraal. Bijschriften moeten direct in InDesign worden toegevoegd.
7. Opsommingen en nummeringen: Gebruik voor lijsten alineaformaten in plaats van tabs, handmatige regelafbrekingen of spaties.
8. Logische volgorde van tekstkaders: Let erop dat tekstkaders in een logische volgorde worden opgemaakt, zodat een correct weergave in de vertaalsoftware plaatsvindt.
9. Automatisering van inhoud: Gebruik automatische functies zoals inhoudsopgaven en schoon niet-gebruikte tekstniveaus op om het document zo klein mogelijk te houden.
10. Voorbeeldpagina’s controleren: Zorg ervoor dat ook rekening wordt gehouden met de inhoud op de voorbeeldpagina’s.
11. Wijzigingen bijhouden uitschakelen: Voer alle wijzigingen uit voordat u het bestand laat vertalen.
12. Bestandsgrootte optimaliseren: Is het IDML-bestand te groot, dan kan de weergavesnelheid in InDesign in „Snel“ worden gewijzigd om het bestand te verkleinen.
Conclusie
De vertaling van uw InDesign-bestanden in IDML-formaat is een tijdbesparende en efficiënte oplossing om uw drukwerk voor internationale markten aan te passen. Met een gestructureerd proces en de juiste voorbereiding zorgt u ervoor dat uw teksten nauwkeurig worden vertaald en dat de gewenste lay-out optimaal behouden blijft.
Van Florianna Brucker – Mediamedewerkster Digital & Print
Projectmanagement – medical language service