“Wij hebben een officieel beëdigde vertaling van het document nodig” is een veel voorkomend verzoek van openbare of soortgelijke instanties. Vaak hoor je ook dat “het document gelegaliseerd moet worden of dat een apostille vereist is”. Voor veel mensen zijn dergelijke verzoeken in eerste instantie verwarrend. Ze kennen vaak de verschillen niet en weten niet wat daarmee nu precies wordt bedoeld. En toch willen ze dit zo eenvoudig en zo snel mogelijk afhandelen. Als u dit bekend in de oren klinkt, lees dan verder want in dit artikel worden enkele begrippen duidelijk uitgelegd, zoals beëdiging, aanvullende waarmerking, legalisatie, apostilles voor vertalingen. We illustreren dit aan de hand van praktijkvoorbeelden in de medische sector.
Beëdigde vertalingen
Een ‘beëdigde vertaling’ – ook wel ‘gewaarmerkte vertaling’ genoemd of in het Engels een sworn oder certified translation – is meestal vereist voor ambtelijke documenten die bij een officiële instantie moeten worden ingediend. Dit kan bijvoorbeeld een Nederlands goedkeuringsbesluit voor een geneesmiddel zijn, dat naar een buitenlandse regelgevende of toezichthoudende instantie moet worden gezonden. In dat geval moet de vertaling worden geleverd met een extra waarmerk om geloofwaardig te zijn en te worden geaccepteerd. Hoe dit waarmerk op de vertaling wordt aangebracht, verschilt per land.
In de meeste landen worden beëdigde vertalingen opgesteld door beëdigde vertalers, die hun professionele bekwaamheid bij een rechtbank hebben aangetoond en een eed hebben afgelegd. Zij ondertekenen de vertaling, bevestigen de juistheid en volledigheid ervan en zetten dan meestal ook een officiële stempel op het document. In andere landen worden beëdigde vertalingen bevestigd door een notaris (bijv. Frankrijk) of de vertaler verklaart onder ede dat de vertaling juist is (bijv. Italië), in beide gevallen bij een rechtbank. In principe zijn in een EU-lidstaat opgestelde beëdigde vertalingen overal binnen de EU geldig (artikel 5, lid 2 Verordnung (EU) 2016/1191).
Aanvullende waarmerking, legalisatie en apostilles voor vertalingen
Het wordt gecompliceerder wanneer vertalingen bestemd zijn voor landen buiten de EU. Bijvoorbeeld wanneer de vertaling van een goedkeuringsbesluit bij de regelgevende instanties in Brazilië of de Volksrepubliek China moet worden ingediend. In dat geval is – naast de beëdigde vertaling – ook een legalisatie of een zogenaamde ‘Haagse apostille’ nodig voor het certificaat, omdat dit de enige manier is waarop het andere land kan worden overtuigd van de authenticiteit van het buitenlandse certificaat. Welke procedure van toepassing is, is sterk afhankelijk van het betreffende land: wanneer het land van bestemming een van de landen is die het zogenaamde Apostilleverdrag van 5 oktober 1961 (‘Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten’) heeft ondertekend, wordt het certificaat voorzien van een apostille; anders wordt het gelegaliseerd. In ons voorbeeld is een apostille de juiste keus voor Brazilië, terwijl legalisatie vereist is voor de Volksrepubliek China (een voor Duitsland geldende lijst met landen waarop het Haagse Verdrag van toepassing is, vindt u hier).
Bij legalisatie bevestigt het consulaat of de ambassade van het land waarin het officiële document moet worden gebruikt de authenticiteit van het buitenlandse document. In ons voorbeeld zou dat dus het Consulaat-Generaal van Brazilië of de ambassade van de Volksrepubliek China in Nederland zijn. Bij apostilles zijn geen buitenlandse overheidsinstanties betrokken omdat de ondertekening van het Apostilleverdrag wordt beschouwd als een ‘vertrouwensverklaring’ wat betreft de authenticiteit van certificaten die direct zijn afgegeven door het land waarin het document is opgesteld. Wie een apostille afgeeft, verschilt per land. Zo zijn in Duitsland verschillende autoriteiten verantwoordelijk voor de afgifte van een apostille, afhankelijk van het type certificaat (Het Duitse Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft een duidelijk overzicht beschikbaar; zie hier).
Voordat de beëdigde vertaling wordt gelegaliseerd of van een apostille wordt voorzien, is in sommige landen vaak nog een tussenstap noodzakelijk; dit staat bekend als ‘aanvullende waarmerking’ (of ‘voorafgaande waarmerking’). Daarbij bevestigt bijvoorbeeld de rechtbank waarbij de beëdigde vertaler zijn of haar verklaring onder ede heeft afgelegd, dat de betreffende vertaler een naar behoren bevoegde persoon is voor het opstellen van de vertaling, voordat de procedure wordt voortgezet.
Onze conclusie en een tip voor u
Zoals zo vaak bij medische vertalingen herhalen wij, ook wat betreft beëdiging en waarmerking, onze favoriete slogan: ‘Voorkomen is beter dan genezen!’ Vanwege de complexiteit van het onderwerp en de speciale voorschriften van afzonderlijke autoriteiten en landen en op basis van onze ervaring is het verstandig om vooraf informatie op te vragen bij de instantie die een beëdigde vertaling nodig heeft. Uw goed geïnformeerde vertaalpartner heeft vast en zeker al veel ervaring op dit gebied en kan u dus advies en ondersteuning geven alsmede handige tips. Dit betekent dat u altijd het zekere voor het onzekere kunt nemen én waardevolle tijd en geld bespaart … en de stress zoveel mogelijk beperkt.
Door M.A. Alessia Rabasca
Projectmanagement – medical language service