Certaines administrations ou institutions demandent souvent : « Veuillez remettre une traduction certifiée conforme de l’acte ». En plus de cela, il vous est demandé de « faire légaliser l’acte ou de le faire apostiller ». En lisant de telles instructions, bon nombre de personnes sont perdues et ne savent pas par où commencer. On se sent désorienté et dépassé par des termes qui sont parfois totalement inconnus. On ne souhaite alors qu’une chose : que notre demande soit traitée le plus simplement et rapidement possible. Si vous faites partie de ces personnes et que vous ressentez la même chose, cet article vous intéressera certainement. Nous faisons, ci-dessous, la lumière sur les termes « assermentation », « certification », « légalisation » et « apostille » dans le contexte de la traduction et nous les illustrons en prenant un exemple pratique et concret tiré du domaine spécialisé de la médecine !

Traductions assermentées

Une traduction « assermentée » ou « certifiée » (en anglais, on parle de sworn ou certified translation) est généralement requise pour des documents qui revêtent un caractère officiel et doivent être remis à une autorité. Il peut s’agir, par exemple, d’une autorisation de mise sur le marché d’un médicament qui doit être remise à une autorité d’autorisation étrangère. Il faut par conséquent pourvoir la traduction d’une mention supplémentaire pour qu’elle soit crédible et acceptée. La mention à porter sur la traduction est différente d’un pays à l’autre.

En Allemagne, les traductions assermentées sont établies par des traducteurs assermentés ou agréés qui ont en général prouvé leurs connaissances spécialisées auprès d’un tribunal d’instance et ont prêté serment. Ils signent la traduction, attestent qu’elle est correcte et complète et la pourvoient souvent d’un cachet supplémentaire. Dans d’autres pays, les traductions assermentées peuvent être certifiées conformes, par exemple, par un notaire (p. ex. en France) ou bien le traducteur jure devant le tribunal compétent que la traduction est correcte (p. ex. en Italie). Les traductions assermentées établies dans un État-membre européen sont systématiquement valides dans l’ensemble de l’Union européenne (voir Art. 5, § 6 du Règlement (UE) 2016/1191).

Certification, légalisation et apostille de traductions

Cela devient plus compliqué lorsque les traductions sont destinées à des pays n’appartenant pas à l’Union européenne. C’est par exemple le cas lorsque la traduction de notre autorisation de mise sur le marché doit être remise à l’autorité de régulation brésilienne ou chinoise. Dans une telle situation, l’acte est accompagné non seulement de la traduction assermentée, mais aussi d’une légalisation ou d’une apostille dite de La Haye qui permet de convaincre l’autre pays concerné de l’authenticité de l’acte étranger. L’application d’un procédé ou de l’autre dépend du pays de destination concerné : si le pays cible fait partie des états signataires de ladite Convention du 5 octobre 1961 sur l’apostille (« Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers »), on utilise l’apostille. Dans les autres cas, l’acte est légalisé. Dans notre exemple, il faudrait apostiller l’autorisation pour le Brésil et la légaliser pour la République populaire de Chine (vous trouverez ici une liste des pays signataires de la Convention de La Haye en relation avec votre pays).

Lors de la légalisation, c’est le consulat ou l’ambassade du pays dans lequel l’acte doit être remis, qui atteste l’authenticité de l’acte étranger. Pour reprendre notre exemple, l’autorité compétente est donc le consulat général du Brésil et l’ambassade de la République populaire de Chine en Allemagne. Pour ce qui est de l’apostille, il n’y a pas besoin de faire appel à une représentation étrangère, car la signature de la Convention sur l’apostille vaut « déclaration de confiance » dans l’attestation d’authenticité de l’acte délivrée directement par le pays qui a émis l’acte, c’est-à-dire dans l’apostille de La Haye. En Allemagne, l’émission de l’apostille dépend du genre d’acte et incombe à différentes autorités (le ministère des Affaires étrangères fournit une vue d’ensemble ici).

Avant que la traduction assermentée ne soit légalisée ou apostillée, il existe parfois une étape intermédiaire : ladite « certification » (ou « pré-certification »). Par la présente, le tribunal compétent auprès duquel le traducteur a prêté serment, atteste que le traducteur concerné est autorisé à établir la traduction avant la poursuite de la procédure.

Notre conclusion et notre conseil

Comme c’est souvent le cas pour nos traductions médicales, nous appliquons la devise suivante en matière d’assermentation : « prévenir plutôt que guérir ». En raison de la complexité du thème et des particularités administratives et spécifiques à chaque pays, nous conseillons par expérience à nos clients de s’informer en détail au préalable auprès de l’autorité qui requiert la traduction assermentée. Votre partenaire de traduction compétent possède certainement aussi beaucoup d’expérience dans ce domaine et peut vous conseiller et vous fournir des informations supplémentaires. De cette manière, vous aurez la garantie de ne pas faire d’erreur et vous vous épargnerez un temps précieux, des frais… et beaucoup d’énervement !

Par Alessia Rabasca, M.A.
Gestion de projet – medical language service