„Bitte reichen Sie eine amtlich beglaubigte Übersetzung der Urkunde ein“, heißt es oft bei Ämtern oder anderen Einrichtungen. „Die Urkunde ist zusätzlich zu legalisieren oder mit einer Apostille zu versehen“, geht es weiter. Vor solchen Anweisungen geraten viele Menschen erst einmal in Verwirrung. Man fühlt sich desorientiert und überfordert mit Begriffen, die einem teilweise völlig fremd sind. Dabei wünscht man sich nur, dass unser Anliegen unkompliziert und schnellstmöglich bearbeitet wird. Sollten Sie zu diesen Menschen gehören und ähnliche Gefühle teilen, ist dieser Artikel genau richtig für Sie. Wir bringen Klarheit in die Begriffe Beglaubigung, Überbeglaubigung, Legalisation und Apostille in Bezug auf Übersetzungen und veranschaulichen diese anhand eines konkreten Praxisbeispiels aus unserem Spezialisierungsbereich Medizin!

Beglaubigte Übersetzungen

Eine „beglaubigte Übersetzung“ – in Deutschland auch als „bescheinigte“ oder „bestätigte Übersetzung“ bezeichnet, im Englischen spricht man meist von sworn oder certified translation – wird in der Regel für Dokumente benötigt, die amtlichen Charakter tragen und bei einer Behörde einzureichen sind. Zum Beispiel kann es sich um einen deutschen Zulassungsbescheid für ein Arzneimittel handeln, welcher einer ausländischen Zulassungsbehörde zukommen muss. Dementsprechend soll auch die Übersetzung mit einer zusätzlichen Autorität versehen werden, um glaubwürdig zu sein und akzeptiert zu werden. Die Art und Weise, wie diese Autorität der Übersetzung zustande kommt, ist je nach Staat unterschiedlich.

In Deutschland werden beglaubigte Übersetzungen durch allgemein beeidigte oder ermächtigte Übersetzer fertiggestellt, welche typischerweise bei einem Landgericht ihre fachliche Eignung nachgewiesen und einen Eid abgelegt haben. Sie unterschreiben die Übersetzung, bestätigen ihre Richtigkeit und Vollständigkeit und versehen sie meist zusätzlich mit einem Stempel. In anderen Ländern werden beglaubigte Übersetzungen etwa notariell bestätigt (z. B. Frankreich) oder der Übersetzer schwört die Richtigkeit der Übersetzung jeweils vor Gericht (z. B. Italien). Grundsätzlich sind in einem EU-Mitgliedsstaat erstellte beglaubigte Übersetzungen EU-weit gültig (vgl. Art. 5 Abs. 6 Verordnung (EU) 2016/1191).

Überbeglaubigung, Legalisation und Apostille von Übersetzungen

Komplexer wird es, wenn Übersetzungen für das Nicht-EU-Ausland bestimmt sind. Dies kommt etwa vor, wenn die Übersetzung unseres Zulassungsbescheids bei der regulatorischen Behörde Brasiliens oder der Volksrepublik China einzureichen wäre. In solchen Fällen wird für die Urkunde zusätzlich zur beglaubigten Übersetzung entweder eine Legalisation oder die sogenannte Haager Apostille benötigt, denn nur so kann der jeweils andere Staat von der Echtheit der ausländischen Urkunde überzeugt sein. Ob das eine oder andere Verfahren zutrifft, hängt vom konkreten Bestimmungsland ab: Gehört das Zielland zu den Staaten, die am 5. Oktober 1961 das sogenannte Apostillenübereinkommen („Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisierung“) unterschrieben haben, wird die Apostille verwendet; anderenfalls wird die Urkunde legalisiert. In unserem Beispiel würde auf Brasilien die Apostille, auf die Volksrepublik China die Legalisation zutreffen (eine Liste der Länder, zu denen das Haager Übereinkommen im Verhältnis zu Deutschland gilt, finden Sie hier).

Bei der Legalisation bestätigt das Konsulat oder die Botschaft des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, die Echtheit der ausländischen Urkunde. Im betrachteten Beispiel wäre also das Generalkonsulat von Brasilien bzw. die Botschaft der Volksrepublik China in Deutschland die richtige Anlaufstelle. Bei der Apostille entfällt die Beteilung der ausländischen Vertretung, denn die Unterzeichnung des Apostillenübereinkommens gilt als „Vertrauenserklärung“ in die Bestätigung der Urkundenechtheit direkt durch den Staat, der die Urkunde ausgestellt hat, spricht in die Haager Apostille. In Deutschland sind für die Ausstellung der Apostille je nach Urkundenart unterschiedliche Behörden zuständig (eine klare Übersicht bietet hier das Auswärtige Amt).

Bevor die beglaubigte Übersetzung entweder legalisiert oder mit der Apostille versehen wird, ist außerdem meist noch ein Zwischenschritt nötig: die sogenannte „Überbeglaubigung“ (oder „Vorbeglaubigung“). So bestätigt etwa das Landgericht, bei dem der beeidigte Übersetzer seinen Eid abgelegt hat, dass der betreffende Übersetzer überhaupt dazu berechtigt ist, die Übersetzung auszustellen, bevor weiter verfahren wird.

Unser Fazit und Tipp für Sie

Wie so oft bei unseren medizinischen Übersetzungen, plädieren wir auch in Sachen Beglaubigungen für das Motto: „Vorbeugen statt Heilen!“. Aufgrund der Komplexität des Themas und der behörden- und länderspezifischen Besonderheiten, ist es erfahrungsgemäß ratsam, vorab genaue Informationen bei der Behörde einzuholen, welche die beglaubigte Übersetzung verlangt. Ihr kompetenter Übersetzungspartner hat sicher auch bereits viel Erfahrung auf dem Gebiet gesammelt und kann Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen und zusätzliche Tipps an die Hand geben. So sind Sie möglichst auf der sicheren Seite und sparen sich wertvolle Zeit, Kosten … und Nerven!

Von M.A. Alessia Rabasca
Projektmanagement – medical language service