Bij de steeds toenemende globalisering en internationalisering en vanwege wettelijke/officiële voorschriften zijn steeds meer en steeds vaker vertalingen in meer talen en voor meerdere culturen nodig. In de vertaalwereld is een duidelijke trend zichtbaar naar uitbesteding (outsourcing) omdat het voor bedrijven vaak te veel tijd, middelen en geld kost om zelf teksten te vertalen. Met name wanneer teksten in diverse talen moeten worden vertaald, is de centrale uitbesteding van vertaaldiensten aan een vertaalbureau zinvol omdat één contactpersoon alle taken en processen overneemt. Maar hoe vindt u bij zo veel beschikbare taal- en vertaaldienstverleners het juiste vertaalbureau dat precies voldoet aan uw eigen proces- en kwaliteitsvereisten? Hieronder vindt u een overzicht van enkele belangrijke kenmerken waardoor vertaalbureaus zich van elkaar onderscheiden en die vaak van cruciaal belang zijn voor de keuze van uw eigen vertaalbureau.
Specialisatie
Vertalen is niet altijd hetzelfde. Het maakt een verschil of u een niet-specialistische tekst wilt laten vertalen of een vertaling voor algemene informatieve doeleinden (een zogenaamde ‘gist translation’) nodig hebt, of wanneer u een specifieke tekst wilt laten vertalen met een groot bereik en/of verreikende gevolgen. In het laatste geval is uw vertaalopdracht zeker in goede handen bij gekwalificeerde en ervaren specialistische vertalers of experts op het betreffende vakgebied. Want naast een perfecte beheersing van zowel bron- als doeltaal is ook vakkennis nodig om de inhoud van een tekst goed, en dus vaktechnisch correct, te vertalen.
Service
Veel vertaalbureaus bieden hun diensten via online platforms of portals aan. Op die manier gaat alles snel, gemakkelijk en goedkoop, tenminste dat beweren ze. Maar iedereen die gedurende langere tijd vertaalopdrachten wil uitbesteden of meer gecompliceerde vertaalprojecten moet uitvoeren, met mogelijk meerdere opeenvolgende stappen en met diverse personen (zoals vertaler, revisor, grafisch ontwerper, medewerker van een buitenlandse vestiging van een bedrijf), zal zeker het maatwerk waarderen dat sommige vertaalbureaus aanbieden met behulp van hun projectmanagers. Idealiter worden uw projecten continu door dezelfde contactpersoon afgehandeld en is de projectmanager zelf een vertaler of taalwetenschapper, die het beste advies kan geven over de optimale strategie voor elke tekst, als tussenpersoon fungeert tussen u en de vertalers en een overzicht van uw vertaalprojecten bijhoudt.
Certificering
Voor sommige bedrijven is het absoluut noodzakelijk dat het door hen gekozen vertaalbureau gecertificeerd is volgens normen zoals de Kwaliteitsmanagementnorm ISO 9001 of de Europese norm voor vertaaldiensten EN ISO 17100. Als een vertaalbureau volgens deze normen is gecertificeerd of, ten minste, geregistreerd, dan is dat een goede indicatie dat het vertaalbureau een gevestigd bedrijf in de branche is en kwaliteitsbewust handelt. Zo is volgens de norm EN ISO 17100 een extra stap vereist waarin elke vertaling door een tweede vertaler wordt gecontroleerd. Wellicht hebt u niet altijd een vertaling volgens het ‘4-ogen-principe’ – zoals vereist in de norm – nodig, bijv. bij een beperkte toepassing, maar bij andere teksten, zoals drukwerk of rechtsgeldige contracten wordt deze stap sterk aanbevolen (voor een pragmatische inschatting van de revisiestap bij vertalingen zie). Zo kunt u het risico op vertaalfouten voorkomen met mogelijk ernstige gevolgen (zoals aantasting van de reputatie van een bedrijf vanwege een kwalitatief slechte vertaling van zijn eigen website, lichamelijk of dodelijk letsel vanwege verkeerde informatie in bijsluiters of financiële verliezen door herdruk van productetiketten door een verkeerde vertaling). Controleer altijd of uw vertaalbureau grote waarde hecht aan kwaliteitsborging en u uitgebreid daarover kan adviseren.
Ervaring
Het is zeker een goed teken wanneer het vertaalbureau dat u overweegt al enkele jaren op de markt actief is. Dit betekent namelijk dat het bedrijf in de loop der jaren het vertrouwen van vele klanten heeft verworven; ook een lange en indrukwekkende klantenlijst kan deze indruk bevestigen. U kunt er dan redelijkerwijs vanuit gaan dat uw vertalingen betrouwbaar en tijdig worden geleverd.
Conclusie: uiteindelijk kan niemand u 100% zekerheid geven dat een bepaald vertaalbureau de beste keus zal zijn. De vertaalbehoeften van een bedrijf zijn vaak zowel divers als individueel. U zou uw potentiële vertaalpartner eerst een korte tekst kunnen sturen zodat u kunt zien of het dienstenpakket dat door het vertaalbureau wordt aangeboden aan uw specifieke vereisten voldoet. In deze ‘testfase’, waarin u weinig risico loopt, kunt u dan ook beoordelen of aan de voorwaarden voor een langere samenwerking wordt voldaan. De bovenstaande richtlijnen zijn bedoeld om u bij die beoordeling te helpen.
Door M.A. Alessia Rabasca
Projectmanagement – medical language service